Shadow IT is alles wat er in uw bedrijf gebruikt wordt zonder dat iemand het heeft goedgekeurd: een gratis dienst om een groot bestand te versturen, een privé-clouddrive voor documenten, een chatgroep op een privételefoon, een AI-hulpje waar teksten in geplakt worden.
Waarom het ontstaat
Niet uit onwil. Het ontstaat waar het officiële gereedschap tekortschiet of te traag beschikbaar is. Iemand moet vandaag een bestand van twee gigabyte naar een klant sturen, de mail weigert het, en er is een dienst die het in twee minuten doet.
Wie dat als ongehoorzaamheid behandelt, verliest tweemaal: het gebruik stopt niet, het wordt alleen beter verborgen.
Waar het risico zit
- Bedrijfsgegevens op accounts die niet van u zijn en die u niet kunt afsluiten als iemand vertrekt.
- Geen tweede factor, geen bewaking, geen back-up.
- Bij een incident weet u niet wat er is uitgelekt, want u wist niet dat het er stond.
- Bij een vraag van een klant over onderaannemers kunt u niet antwoorden. Zie bewijs voor uw klant.
Wat wel werkt
Vraag ernaar zonder gevolgen. Eén ronde langs de teams met de vraag welke hulpmiddelen ze gebruiken, levert meer op dan elk technisch onderzoek — op voorwaarde dat er niets op volgt voor wie eerlijk antwoordt.
Los de reden op. Voor elke gevonden dienst: waarom is die nodig? Meestal is er een alternatief dat u al betaalt en dat niemand kende.
Maak de officiële weg de makkelijkste. Een goedgekeurde manier om grote bestanden te delen, die sneller is dan de omweg, maakt de omweg overbodig.
Spreek af wat er nooit in mag. Klantgegevens, personeelsgegevens, contracten. Dat is een korte lijst, en die onthouden mensen wel.
Waar u het ziet
Bij een doorlichting komt shadow IT vrijwel altijd boven water: via de aanmeldingen die aan uw Microsoft 365 hangen, en via wat er op de toestellen draait. Meestal is de reactie van de zaakvoerder dezelfde — verrassing, geen boosheid.