Vraag een zaakvoerder of er een back-up draait, en het antwoord is bijna altijd ja. Vraag wanneer er voor het laatst iets uit teruggezet is, en het wordt stil.
Dat is geen slordigheid. Het is een denkfout die in de aard van het onderwerp zit: een back-up voelt als iets wat af is zodra hij aanstaat. Maar een back-up is geen product. Het is een belofte, en die belofte wordt pas waar op het moment dat u ze inlost.
Wat er misgaat tussen “hij draait” en “hij werkt”
De praktijk kent een handvol terugkerende problemen, en ze hebben een ding gemeen: ze zijn onzichtbaar tot u herstelt.
Hij dekt niet wat u denkt. De back-up loopt op de server, maar de helft van uw mensen werkt met bestanden op hun laptop. Of hij loopt op de bestanden, maar niet op de database van uw boekhoudpakket. Wat er niet in zit, komt er ook niet uit.
Hij is stilletjes gestopt. Een schijf zit vol, een wachtwoord verliep, een update brak de koppeling. Er kwam een foutmelding, maar die ging naar een mailadres van iemand die er niet meer werkt.
Hij draait, maar te traag. Twee terabyte terugzetten over een gewone internetlijn duurt dagen. Dat is technisch geen fout, maar als u drie dagen niet kunt factureren, voelt het wel zo.
Hij is mee versleuteld. Dit is de vervelendste. Bij een gijzelaanval is de back-up het eerste doelwit, want een aanvaller weet ook dat hij anders geen hefboom heeft. Staat uw back-up op een schijf die vanaf het netwerk bereikbaar is met dezelfde beheerdersrechten, dan is hij geen reddingsboei maar een tweede slachtoffer.
De enige test die iets bewijst
Er bestaat maar een manier om te weten of een back-up werkt: iets terugzetten en kijken of het opent.
Niet een groen vinkje in een dashboard. Dat vinkje betekent dat het kopieerproces zonder fout is afgelopen, en dat is iets anders dan dat de kopie bruikbaar is. Beschadigde bestanden worden vrolijk foutloos gekopieerd.
Zo’n test hoeft niet groot te zijn. Kies een bestand van vorige maand, zet het terug op een aparte plek, open het. Doe daarnaast een keer per kwartaal iets zwaarders: laat een volledig toestel opstarten uit de back-up en kijk of u erop kunt werken.
Schrijf op wat u deed, wanneer, en of het lukte. Dat blaadje is later het bewijs dat u aan een klant of verzekeraar kunt tonen, en het is een van de weinige dingen op een beveiligingsvragenlijst waar u met een datum kunt antwoorden in plaats van met een intentie.
Drie vragen die het gesprek meestal beslissen
Hoeveel werk mag u kwijtraken? Als de back-up een keer per nacht draait, kan u in het slechtste geval een volledige werkdag missen. Het antwoord bepaalt hoe vaak er gekopieerd moet worden.
Hoe lang mag u stilliggen? Een uur, een dag, een week? Dat bepaalt niet de opslag maar de manier van terugzetten. Wie binnen enkele uren weer moet draaien, heeft meer nodig dan een kopie in de cloud, bijvoorbeeld een kant-en-klaar beeld van het toestel dat u meteen kunt opstarten.
Hoe ver moet u terug kunnen? Dit is de vraag die het vaakst vergeten wordt. Wie merkt dat er iets mis is, merkt dat zelden dezelfde dag. Een aanvaller die weken meekijkt voor hij toeslaat, zit ook in de back-up van vorige week. U wil terug kunnen naar het punt voor het misging, en dat kan alleen als er genoeg oudere versies bewaard blijven.
Wat een back-up onaantastbaar maakt
De maatregel die hier het meeste verschil maakt, is dat de back-up niet gewist kan worden, ook niet door iemand die uw beheerderswachtwoord heeft.
Dat betekent in de praktijk: de kopie staat buiten uw netwerk, ze is niet bereikbaar met de gewone beheerdersaccounts, en oude versies kunnen gedurende een vastgelegde periode niet verwijderd of overschreven worden.
Kijk daar kritisch naar bij wat u vandaag hebt. “Hij staat in de cloud” is geen antwoord op deze vraag; het hangt er volledig van af hoe die cloudopslag gekoppeld is.
Wat wij doen, en wat niet
Op onze back-uppagina staat het onderscheidende niet vooraan omdat het over opslag gaat, maar omdat het over bewijs gaat: wij zetten elk kwartaal effectief iets terug en geven u daar het bewijs van, met datum. Een toestel dat opstart uit uw eigen back-up, niet een vinkje in een rapport.
Wat wij niet doen is uw servers beheren of uw omgeving opnieuw opbouwen na een incident. Wij zorgen dat wat u nodig hebt er is, en dat bewezen is dat het eruit komt.
Wat u deze week zelf kunt doen
Zet een bestand terug uit de back-up van vorige maand en open het. Kijk daarna na op welk mailadres de foutmeldingen van uw back-upsoftware binnenkomen, en of iemand die leest. En vraag uzelf af of iemand met uw beheerderswachtwoord de back-up zou kunnen wissen.
Die drie handelingen kosten samen een halfuur en vertellen u meer dan elk rapport.
Beginnen
De CyberScan stelt drie vragen over dit onderwerp: draait er een back-up van uw bestanden en van uw Microsoft 365, wanneer is er voor het laatst iets uit teruggezet, en kan iemand met beheerdersrechten hem wissen. Vijf minuten.
Wilt u weten of uw inschatting klopt, dan kijken we het in een doorlichting zelf na. Een halve dag, 650 euro, verrekend als u daarna met ons verder gaat.