Een Microsoft 365-omgeving die een paar jaar meegaat, bevat bijna altijd toegangen die niemand nog kent: een boekhouder die vervangen is, een bureau van een project uit 2023, een deellink naar een map die per ongeluk op iedereen staat.
Dat is geen slordigheid — het is de optelsom van kleine, redelijke beslissingen die niemand ooit heeft teruggedraaid.
Wat u nakijkt
- Gastaccounts. Wie zijn het, wie heeft ze uitgenodigd, en wanneer is er voor het laatst mee aangemeld? Alles wat een half jaar stil ligt, mag weg.
- Deellinks op mappen en bestanden. Vooral links van het type iedereen met de link. Die werken jaren, ook als ze doorgestuurd zijn.
- Accounts van vertrokken medewerkers. Zie de checklist voor de laatste dag.
- Beheerdersrollen. Meestal zijn het er meer dan verwacht, vaak nog van een migratie.
- Toepassingen die ooit toestemming hebben gekregen op uw omgeving — een agenda-app, een handtekentool, een AI-hulpje. Sommige hebben leesrechten op alle mail.
Hoe u het aanpakt zonder ruzie
Kondig het aan, verwijder niet meteen maar schakel eerst uit, en wacht twee weken. Wat niemand mist, mag definitief weg. Zo raakt u de gevallen kwijt zonder iemands werk stil te leggen.
Hoe u het zo houdt
- Gasten met een vervaldatum uitnodigen.
- Deellinks laten vervallen na een periode die u zelf kiest.
- Twee keer per jaar een korte controleronde. Zet het in de agenda; anders gebeurt het niet.
Waarom dit meer opbrengt dan het lijkt
Elke openstaande toegang is een deur waarvan u de sleutel niet meer beheert. En het is bijna letterlijk de eerste vraag uit elke securityvragenlijst van een grote klant. Zie bewijs voor uw klant en identiteitsbewaking voor Microsoft 365.