Bij aanwerving wordt alles netjes geregeld. Bij vertrek gebeurt de helft, want er is dan altijd iets dringenders. Het gevolg: accounts die maanden of jaren blijven bestaan, met toegang tot alles.
De volgorde op de laatste dag
- Aanmelding uitschakelen, niet verwijderen. Verwijderen kan later; eerst zorgt u dat er niemand meer in kan. Meteen verwijderen wist gegevens die u misschien nog nodig heeft.
- Actieve sessies afmelden. Een uitgeschakeld account met een open sessie op een telefoon blijft soms werken.
- Mailbox omzetten naar een gedeelde mailbox of doorsturen naar de opvolger, met een duidelijke afspraak over hoe lang.
- Toestellen terug en gecontroleerd: laptop, telefoon, sleutels, tokens. Noteer wat er terugkomt.
- Gedeelde wachtwoorden wijzigen die deze persoon kende: wifi, klantportalen, sociale media, de boekhouding.
- Externe diensten nalopen waar de persoon een eigen aanmelding had: webshop, boekhoudpakket, leveranciersportalen. Dit is de stap die het vaakst overgeslagen wordt.
- Doorstuurregels controleren in de mailbox voor u ze afsluit.
- Rechten van de opvolger toekennen op wat nodig is — niet door het oude account gewoon te hergebruiken.
Waarom het misloopt
Omdat het over drie mensen verdeeld is: de zaakvoerder weet dat iemand vertrekt, de IT-partner krijgt het te horen als het gedaan is, en niemand voelt zich eigenaar van de lijst. Eén iemand aanduiden lost het grootste deel op.
Bij een vertrek in slechte verstandhouding
Dan gebeurt het bovenstaande vóór het gesprek, niet erna. Dat is geen wantrouwen, dat is procedure — en het is een van de vragen die in klantvragenlijsten terugkomt.
Wat u nu al kunt doen
Kijk eens na wie er vandaag toegang heeft en of dat nog klopt. Zie gastaccounts en oude toegangen opruimen en Microsoft 365 veilig instellen.